Sebagai penulis berpengalaman, saya dapat dengan mudah membayangkan posisi siswa yang menghadapi tugas menulis surat resmi. Ini adalah keterampilan yang menjadi dasar untuk bergerak dalam lingkungan profesional dengan mudah. Panduan ini dirancang untuk membantu seseorang mengatasi misteri ini dan dengan mudah menulis surat resmi.
Kapan kita mengirim surat resmi?
Surat resmi tidak hanya ada di perpustakaan tua yang berdebu atau kantor pengacara. Sebagai penulis WPS, saya selalu menggunakannya untuk menyampaikan pesan dan profesionalisme yang dihargai. Berikut adalah beberapa skenario di mana surat resmi menjadi sangat penting bagi saya:
Lamaran Pekerjaan: Buat kesan pertama yang menarik dengan surat lamaran Anda yang ditulis dengan baik. Ini adalah tempat Anda dapat menunjukkan kepribadian Anda dan menjelaskan, secara rinci, mengapa Anda paling cocok untuk posisi tersebut.
Korespondensi Bisnis: Baik itu proposal yang disusun dengan rapi yang akan menarik klien atau surat keluhan yang tegas tetapi adil kepada pemasok, surat resmi memastikan pesan Anda diambil dengan serius. Mereka menambahkan profesionalisme pada tingkat yang sering kali tidak dimiliki oleh email.
Pemberitahuan Resmi: Jika Anda ingin memberitahu orang-orang di domain publik tentang perubahan kebijakan, pengumuman acara, atau informasi penting lainnya, surat resmi memberikan legitimasi dan kejelasan yang diperlukan.
Surat Pengunduran Diri: Akan meninggalkan pekerjaan untuk pekerjaan baru? Surat pengunduran diri yang resmi adalah perpisahan yang anggun dan profesional. Ini juga menjelaskan tanggal resmi kapan seseorang meninggalkan pekerjaan.
Surat Rekomendasi: Surat resmi sangat membantu dalam merekomendasikan seseorang untuk pekerjaan, sekolah pascasarjana, atau peluang lain berdasarkan keterampilan atau karakter mereka.
Ini adalah beberapa contoh, tetapi situasi di mana surat resmi digunakan berkisar dari bisnis hingga kehidupan pribadi. Intinya, kapan pun Anda ingin melakukan bisnis dengan cara yang jelas, ringkas, dan profesional, Anda harus menulis surat resmi.
Jenis-jenis Surat Resmi
Surat resmi tidak semua memiliki bentuk yang sama. Ada berbagai jenis, masing-masing dengan tujuan dan konvensinya sendiri. Saya telah menemukan beberapa jenis umum dalam pengalaman saya sebagai penulis WPS.
Surat Lamaran Pekerjaan: Ini seperti penawaran pribadi Anda kepada pemberi kerja. Anggap saja ini sebagai tempat di mana Anda mempromosikan pengalaman, keahlian, dan antusiasme Anda untuk posisi tersebut. Jika Anda melamar posisi pemasaran, Anda mungkin ingin menunjukkan seberapa proaktif Anda dalam kampanye media sosial atau betapa hebatnya Anda dalam membuat salinan yang menarik.
Surat Pengantar: Sementara banyak yang menggunakan istilah ini untuk merujuk pada surat lamaran, dalam banyak kasus, ini lebih merupakan pengantar untuk resume dan memberikan gambaran singkat tentang kualifikasi. Mereka semacam trailer untuk fitur utama, bisa dibilang.
Korespondensi Bisnis: Kategori ini luas dan mencakup sebagian besar surat yang digunakan dalam pengaturan profesional. Pertimbangkan proposal yang menguraikan proyek, lingkup, dan anggarannya, faktur yang meminta kompensasi, kontrak yang digunakan untuk menyegel kesepakatan, dan dalam beberapa kasus, bahkan catatan terima kasih yang datang segera setelah pertemuan yang sukses.
Surat Keluhan: Jika Anda telah menerima layanan yang buruk atau produk yang cacat, maka surat keluhan resmi adalah saluran untuk menyampaikan kekhawatiran Anda dan mencari solusi. Sambil mempresentasikan masalah, surat tersebut harus jelas, ringkas, dan faktual.
Surat Pengunduran Diri: Meskipun akan menyenangkan untuk langsung mengirim email "Saya mengundurkan diri!", surat pengunduran diri resmi adalah langkah yang tepat. Sekali lagi, ini akan memberi Anda kesempatan untuk berterima kasih kepada mereka atas kesempatan ini dan membantu Anda pergi dengan baik.
Surat Rekomendasi: Surat semacam ini berpengaruh karena mereka secara resmi merekomendasikan keahlian, karakter, atau potensi seseorang. Apakah Anda merekomendasikan mantan karyawan Anda untuk pekerjaan baru atau memastikan bahwa peningkatan dalam keterampilan akademis seorang siswa ditransfer, maka surat rekomendasi yang baik membuka pintu.
Setiap jenis surat resmi ditulis sesuai dengan format dan model ekspresi yang ditentukan agar dapat berfungsi dengan baik dalam tujuan khususnya. Memahami jenis-jenis ini membantu seseorang menavigasi komunikasi profesional dengan percaya diri dan akurat.
Bagian-bagian Surat Resmi
Surat resmi adalah dokumen yang terstruktur untuk komunikasi formal atau profesional. Memahami bagian-bagian pokok menjamin kejelasan, profesionalisme, dan efektivitas dalam menyampaikan pesan. Berikut adalah rincian langkah demi langkah tentang elemen paling penting:
1. Kepala Surat:
Tanggal: Sebutkan di awal tanggal saat surat ditulis untuk membentuk seluruh timeline korespondensi.
Alamat Penerima: Di sisi kiri halaman, tuliskan alamat lengkap penerima Anda. Ini berarti nama, jabatan atau posisi, nama organisasi atau perusahaan yang diwakilinya jika berlaku, alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos.
Alamat Pengirim (Alamat Balik): Alamat Anda harus berada di bagian kanan atas halaman. Ini mencakup nama Anda, alamat jalan, kota, negara bagian, kode pos, nomor telepon (jika diinginkan), dan alamat email jika diinginkan; itu adalah cara dia bisa membalas Anda atau menghubungi Anda.
2. Salam:
Mulailah dengan sapaan resmi: "Kepada [Jabatan dan Nama Belakang Penerima]," dan akhiri dengan koma. Jika Anda tidak tahu namanya, Anda bisa menggunakan jabatannya. Contoh: Kepada Manajer Perekrutan.
3. Isi Surat:
Pendahuluan: Mulailah dengan paragraf pengantar yang sesuai. Nyatakan dengan jelas di awal tujuan penulisan. Perkenalan diri jika perlu, dan tetapkan konteks untuk komunikasi.
Isi: Konten harus ditulis secara logis dalam paragraf, di mana masing-masing akan membahas aspek spesifik dari pesan Anda. Tambahkan informasi detail, bukti yang harus disediakan, atau penjelasan yang diperlukan oleh pesan Anda.
Kesimpulan: Bagian ini merangkum poin-poin utama yang diangkat dalam isi surat Anda. Jika perlu, instruksi kepada penerima mengenai tindakan yang harus dilakukan atau langkah selanjutnya yang Anda usulkan harus disajikan.
4. Penutupan:
Di bawah isi surat, sisakan satu baris untuk penutupan Anda. Ini biasanya penutupan yang sopan, seperti "Hormat kami,", "Salam hormat,", atau "Dengan hormat,", diikuti dengan koma.
5. Tanda Tangan:
Sisakan sekitar empat baris di bawah penutupan Anda dan tanda tangani nama Anda dengan tinta, jika Anda mengirim surat Anda. Jika Anda mengirimnya secara elektronik, masukkan tanda tangan yang dipindai atau digital. Di bawah tanda tangan yang sebenarnya, ketikkan nama lengkap Anda dan jabatan atau posisi yang relevan untuk kejelasan.
Elemen-elemen ini memastikan bahwa surat resmi terstruktur, jelas, dan profesional sesuai dengan standar komunikasi bisnis dan resmi. Mengikuti aturan ini dapat meningkatkan efektivitas surat Anda karena Anda menyajikan citra profesional diri Anda dan menunjukkan rasa hormat yang tepat kepada penerima.
Cara Menulis Surat Resmi dalam 7 Langkah [Dengan Contoh]
Menulis surat resmi memerlukan perhatian mendetail dan kepatuhan pada beberapa konvensi. Berikut adalah langkah-langkah untuk membantu Anda melalui proses ini:
Langkah 1: Alamat Pengirim: Mulailah dengan menyebutkan alamat Anda di bagian kanan atas halaman. Tulis nama, alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos Anda. Ini membawa identitas dan informasi kontak Anda.
Langkah 2: Tanggal: Sisakan satu baris di bawah alamat dan kemudian, di baris berikutnya, sebutkan tanggal surat tersebut dikirim. Ini harus diletakkan sejajar dengan margin kiri.
Langkah 3: Alamat Penerima: Lewati satu baris lagi dan tulis di sisi kiri alamat penerima. Ini mencakup nama, jabatan, nama perusahaan atau organisasi, alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos. Dalam hal alamat luar negeri, sebutkan negara juga.
Langkah 4: Salam: Di baris setelah alamat penerima, mulailah dengan salam resmi. Tulis "Kepada Bapak/Ibu [Nama Belakang]," atau jika Anda tidak tahu jenis kelamin penerima, Anda bisa menulis "Kepada [Nama Depan] [Nama Belakang],".
Langkah 5: Isi Surat: Setelah salam, isi surat bisnis satu halaman harus dimulai, biasanya dengan kalimat pengantar yang menjelaskan alasan di balik surat Anda. Bahasa yang digunakan harus sederhana dan jelas agar pesan Anda dapat disampaikan dengan baik di paragraf ini. Bagi konten Anda menjadi paragraf-paragraf; masing-masing hanya memiliki satu poin atau permintaan.
Langkah 6: Penutupan: Lewati satu baris setelah isi surat dan tulis penutupan resmi. Penutupan yang umum digunakan termasuk "Hormat saya," "Dengan hormat," atau "Salam hormat," tergantung pada seberapa resmi surat itu dan seberapa akrab Anda dengan orang yang Anda tulis.
Langkah 7: Tanda Tangan: Tinggalkan sekitar empat baris setelah penutupan dan tulis nama lengkap Anda. Ini adalah tempat Anda akan menandatangani nama Anda saat mencetak surat. Jika Anda hanya mengirimnya secara elektronik, Anda bisa mengetiknya di bawah penutupan.
Langkah-langkah ini akan membantu Anda menyusun surat resmi dengan benar dan menjadi profesional dalam penulisan Anda. Semua elemen ini memiliki fungsi khusus yang memungkinkan komunikasi yang efektif dan menghormati dalam korespondensi formal.
Tips Bonus: Cara Sempurnakan Surat Resmi Anda dengan WPS AI
Menyempurnakan surat resmi Anda sangat penting dalam pengaturan bisnis dan profesional. Berikut beberapa tips yang dapat meningkatkan proses penulisan surat Anda menggunakan WPS AI:
Memeriksa tata bahasa dan ejaan: Lakukan pemeriksaan tata bahasa dan ejaan secara menyeluruh menggunakan WPS AI sebelum Anda mengunci versi akhir surat Anda. Ini akan membantu surat Anda terhindar dari kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa, terlihat profesional.
Rekomendasi Gaya dan Nada: WPS AI juga akan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan gaya dan nada surat Anda. Baik untuk membuat bahasa lebih formal atau menyesuaikan nada keseluruhan menjadi lebih empatik, WPS AI memiliki poin-poin bagus untuk diajukan.
Panduan Struktur: Pastikan surat Anda terstruktur dengan baik dan terorganisir secara logis. WPS AI akan memandu Anda tentang cara menyusun konten Anda dengan menyarankan pemisahan paragraf, pergerakan dari satu poin ke poin lainnya, dan memberikan aliran pada keseluruhan konten.
Templat yang Dapat Disesuaikan: Anda bisa menggunakan templat surat resmi yang disesuaikan di WPS AI. Templat ini dirancang dalam format standar untuk surat resmi Anda agar menghemat waktu dalam penulisan dan format.
Tips untuk Personalisasi: Gunakan WPS AI untuk menghasilkan komentar tempat penyimpanan untuk nama dan detail penerima sehingga setiap surat dipersonalisasi dengan baik dan terlihat sangat memperhatikan detail.
Dapatkan Umpan Balik dan Bantuan dalam Revisi: Dapatkan umpan balik tentang kejelasan, kepadatan, dan dampak draf dari WPS AI dan revisi draf sebelum finalisasi.
Perlindungan Dokumen: Surat resmi harus disimpan dengan aman dari akses yang tidak diinginkan. Fasilitas perlindungan dokumen WPS AI akan terbukti berguna dalam mengenkripsi informasi penting dan mengontrol aksesnya dengan membolehkan hanya personel yang berwenang untuk melakukannya.
Dengan rekomendasi ini, Anda dapat memanfaatkan WPS AI untuk menulis surat profesional resmi dengan lebih efisien dan efektif untuk berkomunikasi dengan klien, rekan kerja, dan pemangku kepentingan di seluruh dunia korporat.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Menulis Surat Resmi
Q1. Bagaimana cara saya memformat surat resmi?
Mulailah dengan informasi kontak Anda yang disejajarkan ke kanan, diikuti dengan tanggal yang disejajarkan ke kiri.
Sertakan informasi kontak penerima yang disejajarkan ke kiri.
Mulailah dengan salam resmi ("Kepada Bapak/Ibu [Nama Belakang],").
Strukturkan isi surat menjadi paragraf, masing-masing membahas poin tertentu.
Tutup dengan resmi ("Hormat saya,") dan tandatangani nama Anda di bawahnya.
Q2. Apa perbedaan antara surat resmi dan surat tidak resmi?
Surat resmi digunakan untuk komunikasi resmi atau profesional, menggunakan bahasa dan struktur yang standar.
Surat tidak resmi adalah komunikasi kasual dan pribadi dengan bahasa dan struktur yang lebih santai.
Q3. Bagaimana cara saya menyapa penerima dalam surat resmi jika saya tidak tahu namanya?
Gunakan "Kepada Bapak/Ibu yang terhormat," atau "Untuk Siapa yang Berkepentingan," sebagai salam umum. Jika memungkinkan, coba cari tahu nama penerima untuk sentuhan yang lebih pribadi.
Ringkasan
Menguasai seni menulis surat resmi sangat penting untuk komunikasi profesional yang efektif. Dengan WPS AI, Anda dapat memperlancar prosesnya, memastikan kejelasan dan kebenaran dalam setiap korespondensi. Mulailah menulis surat resmi yang rapi hari ini dengan percaya diri!
