Menutup email mungkin lebih sulit daripada memulainya. Anda tahu apa yang ingin Anda katakan kepada penerima, tetapi bagaimana Anda mengakhiri email Anda sangat penting karena Anda ingin memberikan pengingat terakhir kepada penerima tentang apa yang Anda inginkan dari email ini dan meninggalkan kesan yang mendalam. Dalam artikel ini, saya akan memberi tahu Anda semua tentang ini dan bagaimana Anda dapat menulis email yang baik, dengan fokus khusus pada cara mengakhiri email dengan cara yang terbaik.
Apa itu Penutupan Email?
Mengakhiri email dengan efektif memang penting karena meninggalkan kesan yang mendalam dan dapat memengaruhi bagaimana pesan Anda diterima. Berikut adalah aspek-aspek kunci yang menjadikan penutupan email penting:
Kalimat Penutup:
Ini mengacu pada ringkasan atau pernyataan akhir yang Anda sertakan di akhir email Anda. Ini penting karena memperkuat pesan utama atau niat Anda dan meninggalkan kesan yang mendalam pada penerima. Kalimat penutup yang dirancang dengan baik dapat merangkum poin-poin kunci Anda, mengungkapkan rasa terima kasih, atau menetapkan harapan untuk tindakan lebih lanjut.
Tanda Tangan:
Tanda tangan adalah kata atau frasa yang Anda gunakan tepat sebelum nama Anda di email. Ini berfungsi sebagai cara yang sopan dan profesional untuk mengakhiri pesan Anda. Tanda tangan umum termasuk "Salam," "Hormat saya," "Salam hangat," "Terima kasih," dan variasi lainnya. Memilih tanda tangan yang sesuai tergantung pada nada dan formalitas email Anda serta hubungan Anda dengan penerima.
Tanda Tangan:
Tanda tangan Anda dalam email biasanya mencakup nama Anda, jabatan, informasi kontak, dan kadang-kadang rincian pribadi tambahan seperti situs web atau profil media sosial perusahaan Anda. Ini memberikan konteks penting tentang siapa Anda dan bagaimana penerima dapat menghubungi Anda jika mereka memerlukan informasi lebih lanjut atau ingin merespons. Menyertakan tanda tangan memastikan kejelasan dan profesionalisme dalam komunikasi email Anda.
Penutupan Email Umum dan Profesional [Formal]
Ketika datang ke komunikasi profesional, mengetahui cara mengakhiri email dengan sopan dan profesional sangat penting. Penutupan email yang dirancang dengan baik dapat meninggalkan kesan yang mendalam dan menentukan nada untuk interaksi di masa mendatang. Sebagai seseorang yang telah menulis banyak email profesional, saya tidak bisa cukup menekankan pentingnya aspek etika email yang sering diabaikan ini. Dalam bagian ini, saya akan membahas berbagai aspek dalam mengakhiri email, termasuk frasa penutup yang sesuai, tanda tangan, dan pertimbangan tambahan yang perlu diingat.
Kapan Kita Menulis Email Formal?
Kita menulis email formal dalam pengaturan profesional atau ketika berkomunikasi dengan individu yang tidak kita kenal dengan baik. Saya menemukan diri saya menggunakan nada formal dalam beberapa situasi:
Permohonan kerja: Ketika mengirim surat lamaran atau menindaklanjuti permohonan kerja, nada formal sangat penting untuk memberikan kesan pertama yang baik.
Komunikasi bisnis: Baik itu dengan klien, mitra potensial, atau manajemen senior, email formal membantu menjaga citra profesional.
Pengaturan akademik: Ketika berkorespondensi dengan profesor, administrator, atau dalam diskusi ilmiah, nada formal biasanya diharapkan.
Pertanyaan atau keluhan resmi: Ketika menghubungi organisasi atau kantor pemerintah, email formal dapat memastikan bahwa pesan Anda dianggap serius.
Dalam situasi ini, mengetahui cara mengakhiri email secara profesional dapat berdampak signifikan pada bagaimana pesan Anda diterima. Saya selalu memeriksa penutupan saya untuk memastikan bahwa itu sesuai dengan nada keseluruhan email dan menyampaikan tingkat penghormatan yang sesuai.
Tetapi apa kalimat penutup yang baik untuk email? Yang lebih penting, bagaimana cara menulis penutupan email dengan efektif? Ini sering membingungkan jika Anda tidak tahu tujuan email Anda dan hubungan Anda dengan penerima.
Penutupan email yang baik terdiri dari kalimat penutup yang kuat diikuti oleh tanda tangan. Mari kita lihat beberapa contoh dari masing-masing untuk memahami bagaimana kedua elemen ini berfungsi dalam penutupan email.
5 Kalimat Penutup Terbaik
Untuk mengakhiri email secara profesional, saya selalu memastikan untuk menyertakan kalimat penutup yang merangkum poin utama atau mendorong tindakan selanjutnya. Mari kita lihat 5 kalimat penutup terbaik untuk email formal:
"Tolong beri tahu saya..."
Kalimat penutup ini sangat baik ketika Anda meminta pembaruan atau komunikasi berkelanjutan. Misalnya:
"Tolong beri tahu saya tentang perkembangan apa pun terkait dengan jadwal proyek."
Kalimat ini dengan sopan meminta penerima untuk tetap berhubungan dan berbagi informasi yang relevan, yang sangat berguna dalam hubungan profesional atau proyek yang sedang berlangsung.
"Saya akan menghargainya jika..."
Frasa ini adalah cara yang sopan untuk membuat permintaan atau mengungkapkan rasa terima kasih. Misalnya:
"Saya akan menghargainya jika Anda dapat meninjau dokumen yang dilampirkan dan memberikan umpan balik Anda pada hari Jumat."
Kalimat penutup ini dengan jelas menyatakan apa yang Anda butuhkan dari penerima sambil mempertahankan nada yang sopan dan profesional.
"Terima kasih atas perhatian Anda."
Ini adalah cara yang serbaguna dan penuh rasa hormat untuk mengungkapkan rasa terima kasih, terutama berguna saat Anda membuat permintaan atau melamar posisi. Contohnya adalah:
"Terima kasih atas perhatian Anda. Saya menantikan kesempatan untuk mendiskusikan kualifikasi saya lebih lanjut."
Kalimat penutup ini menunjukkan apresiasi atas waktu dan perhatian penerima, yang dapat meninggalkan kesan positif.
"Saya menantikan untuk mendengar kabar dari Anda."
Kalimat penutup ini mengekspresikan harapan untuk komunikasi di masa depan dan dapat secara lembut mendorong respons. Misalnya:
"Saya menantikan untuk mendengar kabar dari Anda mengenai langkah selanjutnya dalam proses aplikasi."
Kalimat ini menunjukkan ketertarikan Anda untuk melanjutkan percakapan dan dapat sangat efektif dalam email tindak lanjut atau setelah wawancara.
"Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memerlukan informasi tambahan."
Kalimat penutup ini menawarkan bantuan dan membuka pintu untuk komunikasi lebih lanjut. Contohnya bisa:
"Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memerlukan informasi tambahan tentang proposal saya."
Kalimat ini menunjukkan kesediaan Anda untuk memberikan lebih banyak rincian atau klarifikasi, yang bisa berguna dalam situasi profesional yang kompleks.
5 Tanda Tangan Terbaik
Setelah kalimat penutup, saya menggunakan tanda tangan formal. Beberapa pilihan favorit saya termasuk:
Salam hangat
Salam sejahtera
Hormat saya
Sungguh-sungguh
Dengan hormat
Tanda tangan ini sesuai untuk sebagian besar situasi formal. Mereka menyampaikan rasa hormat dan profesionalisme tanpa terlalu akrab. Pilihan di antara mereka sering tergantung pada konteks spesifik dan hubungan Anda dengan penerima.
Mari kita lihat bagaimana tanda tangan ini mungkin digunakan dalam berbagai kesempatan formal:
Surat lamaran:
"Terima kasih telah mempertimbangkan lamaran saya. Saya menantikan kesempatan untuk membahas bagaimana keterampilan saya sesuai dengan kebutuhan Anda.
Hormat saya,
[Nama Anda]"
Undangan:
"Kami berharap Anda dapat bergabung dengan kami untuk acara penting ini. Harap RSVP sebelum [tanggal].
Salam hangat,
[Nama Anda]"
Surat rekomendasi:
"Saya sepenuhnya merekomendasikan [Nama] untuk posisi tersebut. Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut.
Sungguh-sungguh,
[Nama Anda]"
Proposal bisnis:
"Saya menantikan untuk membahas proposal ini lebih lanjut sesuai kenyamanan Anda.
Dengan hormat,
[Nama Anda]"
Tindak lanjut setelah wawancara:
"Terima kasih sekali lagi telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan saya. Saya bersemangat tentang kemungkinan bergabung dengan tim Anda.
Salam sejahtera,
[Nama Anda]"
Tips dan Trik Saat Menulis Penutupan Email Formal:
Saat menyusun penutupan email formal, saya selalu mengingat tips berikut:
Sesuaikan nada dengan situasi: Pertimbangkan tujuan email Anda dan hubungan Anda dengan penerima. Lamaran pekerjaan mungkin memerlukan penutupan yang berbeda daripada komunikasi bisnis rutin.
Gunakan kalimat penutup profesional: Sebelum tanda tangan Anda, sertakan kalimat yang merangkum poin utama Anda atau menunjukkan langkah selanjutnya.
Pilih tanda tangan yang sesuai: Gunakan pilihan klasik dan profesional seperti "Hormat saya," "Salam hangat," atau "Dengan hormat." Hindari tanda tangan yang terlalu akrab atau santai dalam konteks formal.
Sertakan nama lengkap Anda: Dalam situasi profesional, lebih baik menandatangani dengan nama lengkap Anda daripada hanya nama depan saja.
Tambahkan informasi kontak Anda: Sertakan jabatan Anda, nama perusahaan, nomor telepon, dan detail kontak relevan lainnya di bawah nama Anda.
Periksa dengan teliti: Kesalahan di akhir email Anda dapat meninggalkan kesan buruk. Selalu periksa kesalahan ketik atau masalah format.
Akhir Email yang Personal dan Santai [Tidak Resmi]
Ketika berbicara tentang komunikasi tidak resmi, mengetahui cara mengakhiri email dengan cara yang ramah dan santai dapat membantu memperkuat hubungan pribadi dan profesional Anda. Dari pengalaman saya, akhir email yang santai dapat membuat pesan Anda terasa lebih otentik dan mudah didekati, yang sering dihargai dalam konteks yang kurang formal.
Kapan Kita Menulis Email Tidak Resmi?
Biasanya, kita menulis email tidak resmi saat berkomunikasi dengan orang-orang yang kita kenal baik dan memiliki hubungan yang nyaman. Ini termasuk:
Anggota keluarga dan teman dekat
Rekan kerja lama atau teman kerja
Anggota klub sosial atau minat
Anggota tim dalam lingkungan kerja yang santai
Dalam situasi ini, nada yang lebih santai bukan hanya sesuai tetapi sering kali diharapkan. Ini membantu mempertahankan kehangatan dan kedekatan hubungan Anda, bahkan dalam komunikasi tertulis.
5 Akhir Santai yang Direkomendasikan
Sekarang, mari kita eksplorasi beberapa akhir santai yang direkomendasikan untuk email tidak resmi:
Terima kasih!
Penutupan yang sederhana dan ramah ini sangat baik saat Anda mengungkapkan rasa terima kasih atau meminta bantuan. Contoh:
"Bisakah kamu mengirimi saya resep itu ketika kamu ada waktu? Terima kasih!"
Salam
Penutupan yang ceria ini populer dalam Bahasa Inggris British dan American. Ini santai tetapi tidak terlalu akrab, sehingga cocok untuk berbagai hubungan:
"Tidak sabar untuk bertemu dan ngobrol sambil ngopi minggu depan. Salam!"
Jaga diri
Penutupan ini menunjukkan bahwa Anda peduli tentang kesejahteraan penerima. Ini sangat baik untuk mengakhiri percakapan dengan catatan hangat:
"Semoga kamu cepat sembuh. Jaga diri!"
Ngobrol lagi segera
Penutupan santai ini menyiratkan percakapan yang berkelanjutan dan sangat cocok untuk orang-orang yang sering Anda ajak berkomunikasi:
"Sekian dulu. Ngobrol lagi segera!"
Salam terbaik
Ini adalah versi singkat dari "Salam hangat" atau "Semoga yang terbaik". Ini sedikit lebih formal daripada yang lain, sehingga cocok untuk situasi yang berada di antara santai dan profesional:
"Beritahu saya apa pendapatmu tentang proposal tersebut.
Salam terbaik,
[Nama Anda]"
Tips dan Trik Saat Menulis Akhir Email Tidak Resmi:
Berikut beberapa hal yang perlu diingat saat menulis akhir email tidak resmi:
Gunakan kalimat penutup yang ramah: Sebelum penutupan Anda, Anda bisa menambahkan sentuhan pribadi seperti "Semoga kamu punya akhir pekan yang menyenangkan!" atau "Sampaikan salamku untuk keluarga!"
Pilih penutupan santai: Silakan gunakan opsi yang lebih santai seperti "Salam," "Jaga diri," atau bahkan hanya "Terima kasih!"
Gunakan nama depan: Dalam sebagian besar situasi tidak resmi, menutup dengan hanya nama depan Anda sudah cukup baik.
Cocokkan gaya penerima: Perhatikan bagaimana orang lain mengakhiri email mereka dan pertimbangkan untuk meniru tingkat santai mereka.
Perhatikan konteks: Bahkan dalam situasi tidak resmi, pertimbangkan konten email Anda. Jika Anda membahas topik yang serius, akhir Anda harus mencerminkan hal itu.
Menggunakan WPS AI untuk Menyempurnakan Email Anda
WPS Office menawarkan berbagai alat yang membuat penulisan email lebih mudah dan lebih profesional. Apakah Anda baru dalam membuat email atau hanya ingin menghemat waktu, WPS Office memiliki fitur yang dirancang untuk mendukung Anda.
Template Siap Pakai:
Saat menggunakan WPS Office, Anda dapat mengakses berbagai pilihan template email yang dirancang khusus untuk berbagai kebutuhan seperti aplikasi kerja atau pembaruan klien. Template ini dibuat dengan cermat untuk menawarkan format terstruktur yang meningkatkan kejelasan dan efektivitas email Anda. Apakah Anda menghubungi calon pemberi kerja atau menjaga klien tetap terinformasi, template ini memperlancar proses, memastikan komunikasi Anda terlihat rapi dan berdampak.
Pemeriksaan Tata Bahasa dan Sintaksis:
WPS Office memiliki alat canggih yang melampaui pemeriksaan ejaan dasar. Ini memeriksa tata bahasa dan sintaksis dengan cermat, membantu Anda menghilangkan kesalahan dan mempertahankan kejelasan profesional dalam email Anda. Ini memastikan bahwa pesan Anda tidak hanya bebas dari kesalahan tetapi juga menyampaikan pemikiran Anda dengan jelas dan profesional.
Bantuan Berbasis AI:
Dengan memanfaatkan teknologi AI canggih, WPS Office memberikan bantuan cerdas dalam menyusun email dengan cepat. Fitur AI ini menyarankan perbaikan pada draf email Anda, membantu menyempurnakan pesan Anda agar tetap singkat, koheren, dan memenuhi standar profesional. Apakah Anda terdesak oleh waktu atau ingin meningkatkan kualitas komunikasi Anda, AI WPS Office memastikan bahwa email Anda efektif dan meninggalkan kesan positif.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa cara yang tulus untuk mengakhiri email?
Cara tulus untuk menyimpulkan email melibatkan penggunaan kalimat penutup yang mendorong keterlibatan dan mengungkapkan rasa terima kasih. Berikut empat pendekatan yang efektif:
Tetap Perbarui Saya: Jika Anda menginginkan komunikasi berkelanjutan tentang suatu proyek, nyatakan dengan jelas. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai masukan penerima.
Ungkapkan Rasa Terima Kasih: Mengucapkan terima kasih kepada penerima atas dukungan mereka membantu memperkuat hubungan Anda. Mengakui upaya mereka di masa depan juga bermanfaat, tetapi berhati-hatilah untuk tidak menganggap terlalu banyak.
Minta Informasi Spesifik: Jika Anda membutuhkan tanggapan langsung, merumuskan permintaan Anda sebagai pertanyaan dapat menekankan kebutuhan Anda akan masukan mereka.
Undang Masukan: Mendorong penerima untuk berbagi pemikiran mereka menunjukkan bahwa Anda menghargai perspektif mereka dan mendorong kolaborasi.
2. Kesalahan apa yang harus saya hindari saat mengakhiri email?
Dalam komunikasi email profesional, penting untuk menghindari kesalahan tertentu yang dapat mengurangi kredibilitas Anda. Berikut adalah poin penting yang perlu dipertimbangkan:
Penutupan Terlalu Santai: Hati-hati saat menggunakan penutupan santai. Ini termasuk frasa yang terlalu akrab, bahasa gaul, atau hanya nama Anda atau tanda hubung sebelum itu.
Tidak Ada Penutupan atau Tanda Tangan: Menyertakan penutupan dan nama Anda penting dalam sebagian besar email profesional, bahkan dalam percakapan yang sedang berlangsung. Menghilangkan ini dapat dianggap tidak sopan.
Tanda Tangan Email Bawaan: Banyak program email membuat tanda tangan bawaan yang sering kali mencakup perangkat atau sistem operasi yang digunakan. Informasi ini biasanya tidak membantu dan dapat menunjukkan kurangnya usaha dari pihak Anda. Sesuaikan tanda tangan Anda dengan informasi relevan alih-alih menggunakan bawaan.
Tinggalkan Kesan yang Mendalam dengan Email Anda
Sepanjang karir saya sebagai penulis, saya telah menulis banyak email dan bekerja sama secara luas dengan editor. Saya telah mempelajari nuansa akhir email yang efektif, memastikan setiap pesan meninggalkan dampak yang mendalam. Saya telah membagikan tips lengkap tentang menguasai aspek komunikasi yang penting ini dan tentang bagaimana cara mengakhiri email.
Ingat, dengan WPS Office di ujung jari Anda, Anda dapat meningkatkan akhir email Anda ke tingkat yang baru. Apakah Anda menyelesaikan tawaran, menindaklanjuti proyek, atau mengucapkan terima kasih kepada klien, WPS Office menyediakan alat yang Anda butuhkan untuk menyusun kesimpulan yang fenomenal. Unduh WPS Office hari ini dan lihat bagaimana ia dapat membantu Anda meninggalkan kesan yang mendalam pada penerima Anda.
