Saya sering mempertanyakan keamanan alat yang kita gunakan dengan percaya diri untuk menangani data dan dokumen rahasia. Satu langkah yang salah dapat menyebabkan apa saja, mulai dari perubahan kebijakan hingga masalah hukum—dan itu risiko yang serius. Sebagai seseorang yang telah menangani informasi sensitif berkali-kali, saya menyadari sudah waktunya untuk menyelidiki lebih dalam dan melihat apakah platform yang kita andalkan, pada kenyataannya, dapat dipercaya seperti yang diklaimnya.
Dalam artikel ini, saya akan memandu Anda melalui praktik terbaik untuk berbagi dokumen sensitif di Google Docs tanpa khawatir tentang kebocoran informasi. Saya juga akan berbagi kiat penting untuk memastikan data Anda tetap sepenuhnya pribadi dan aman.
Berbagi Dokumen dengan Orang atau Grup Tertentu
Google Docs sangat fenomenal karena, sebagai alat berbasis web, ia membuat berbagi berkas menjadi sangat mudah. Anda dapat mengirim dokumen melalui email atau bahkan sebagai pesan teks—cukup bagikan tautan berkas. Baik mengirimkannya ke grup atau individu, Anda memiliki kendali penuh atas siapa yang memiliki akses ke dokumen tersebut. Anda dapat mengelola izin dengan mudah, mengizinkan orang tertentu untuk melihat, mengomentari, atau mengedit.
Tips untuk Anda
Saat berbagi informasi sensitif atau rahasia dengan suatu grup, penting untuk mempertimbangkan akun mana yang Anda gunakan. Kiat yang berguna adalah selalu menggunakan akun pribadi Anda saat menangani dokumen yang sangat sensitif. Jika Anda berbagi menggunakan ID perusahaan atau sekolah, Anda mungkin secara tidak sengaja memberikan akses ke dokumen Anda kepada orang lain (seperti administrator), yang dapat membahayakan kerahasiaan. Tindakan pencegahan sederhana ini membantu memastikan bahwa data Anda tetap terlindungi dalam grup yang dituju.
Membatasi Akses
Di Google Docs, Anda dapat dengan mudah mengontrol akses ke dokumen Anda dengan menambahkan alamat email orang-orang yang seharusnya memiliki akses. Sebagai pemilik dan editor dokumen, Anda memiliki tanggung jawab penuh untuk mengelola siapa saja yang dapat melihat, mengomentari, atau mengedit berkas tersebut.
Hal ini memungkinkan Anda untuk menjaga keamanan dokumen Anda dengan memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang diberi akses, sehingga tetap dapat mengontrol informasi yang sensitif. Ini adalah cara yang sederhana namun ampuh untuk berbagi dokumen dengan aman .
Langkah 1: Di Google Docs, klik tombol "Bagikan" di sudut kanan atas layar Anda.
Langkah 2: Jendela berbagi akan muncul. Di kolom teks, ketik alamat email orang yang ingin Anda ajak berbagi dokumen.
Langkah 3: Tentukan tingkat akses untuk penerima. Gunakan menu tarik-turun untuk menetapkan mereka sebagai Penampil, Editor, atau Pemberi Komentar , berdasarkan akses yang ingin Anda berikan.
Langkah 4: Secara opsional, Anda dapat menambahkan pesan yang dipersonalisasi untuk memberikan instruksi atau konteks untuk dokumen yang Anda bagikan.
Langkah 5: Setelah menetapkan izin, klik ikon "Tautan" untuk menyalin tautan yang dapat dibagikan atau tekan "Kirim" untuk mengirim dokumen melalui email secara langsung.
Mencegah Pencetakan, Pengeditan & Penyalinan-Tempel
Anda juga dapat menetapkan tingkat akses khusus untuk setiap orang, dengan menunjuk mereka sebagai Pemirsa atau Pemberi Komentar. Kedua opsi ini mencegah penyuntingan, penyalinan-penempelan, dan bahkan pencetakan, sehingga dokumen Anda tetap tidak berubah dan aman.
Langkah 1: Untuk mulai berbagi di Google Docs, klik tombol "Bagikan" yang terletak di sudut kanan atas layar.
Langkah 2: Jendela Google Docs Share akan muncul. Cukup masukkan alamat email orang yang ingin Anda beri akses di kolom email.
Langkah 3: Setelah memasukkan email, Anda sekarang dapat memilih tingkat akses dari menu drop-down. Anda memiliki tiga opsi untuk dipilih:
Penampil: Ini memungkinkan orang lain hanya melihat dokumen tanpa membuat perubahan apa pun.
Editor: Ini memberikan hak penyuntingan penuh kepada siapa pun yang memiliki tautan, sehingga mereka dapat mengubah dokumen.
Komentator: Ini mengizinkan orang lain meninggalkan komentar, yang dapat bermanfaat untuk mengumpulkan masukan mengenai pekerjaan Anda.
Langkah 4: Setelah memilih tingkat akses, klik ikon "Pengaturan" untuk menerapkan kontrol berbagi tambahan.
Langkah 5: Di dalam pengaturan, Anda memiliki dua opsi lagi untuk dipilih:
Opsi 1: Memungkinkan mereka yang memiliki akses "Editor" untuk menyesuaikan izin berbagi.
Opsi 2: Memungkinkan individu dengan akses "Penampil" atau "Pemberi Komentar" untuk mengunduh, mencetak, atau menyalin dokumen.
Langkah 6: Setelah Anda membuat keputusan tentang tingkat akses, klik "Salin Tautan" untuk membagikannya dengan orang lain atau klik "Selesai" untuk keluar dari kotak dialog berbagi.
Sebagai Pemirsa, individu hanya dapat membaca konten, sedangkan sebagai Pemberi Komentar, mereka dapat memberikan umpan balik tanpa mengubah teks asli. Kontrol ini memberi Anda fleksibilitas untuk membagikan hasil karya Anda untuk ditinjau atau diberi masukan tanpa risiko modifikasi yang tidak diinginkan.
Tambahkan Tanggal Kedaluwarsa
Fitur bermanfaat lainnya adalah kemampuan untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa akses. Fitur ini memungkinkan Anda untuk berbagi dokumen dengan seseorang selama periode tertentu, setelah itu dokumen tersebut tidak dapat diakses lagi oleh mereka. Ini adalah cara yang bagus untuk mempertahankan kendali atas informasi sensitif, memastikan bahwa setelah waktu yang ditentukan, hanya Anda yang memiliki akses lagi.
Langkah 1: Di kotak dialog berbagi, ketikkan alamat email orang yang ingin Anda kirimi dokumen Anda.
Langkah 2: Selanjutnya, klik menu tarik-turun dan pilih opsi "Tambahkan kedaluwarsa" .
Langkah 3: Tanggal dan waktu akan muncul di bawah kolom email. Sesuaikan tanggal dan waktu untuk mencerminkan berapa lama Anda ingin memberikan akses.
Langkah 4: Terakhir, klik "Kirim" untuk membagikan dokumen melalui email, atau pilih "Salin tautan" untuk mendistribusikan file melalui tautan.
Namun, satu hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa pengaturan tanggal kedaluwarsa untuk akses dokumen hanya tersedia untuk akun kantor atau sekolah. Jika Anda menggunakan akun Google pribadi, fitur ini mungkin tidak tersedia.
Jadi, jika Anda berencana untuk membagikan sesuatu yang rahasia dan perlu membatasi akses ke jangka waktu tertentu, pastikan Anda menggunakan akun yang sesuai. Mencoba melakukan ini dengan akun pribadi tidak akan berhasil, dan dokumen tersebut mungkin tetap dapat diakses setelah jangka waktu yang Anda tentukan.
Melindungi Dokumen dengan Kata Sandi
Jika menyangkut pengamanan dokumen sensitif Anda, perlindungan kata sandi adalah pilihan yang tepat. Namun, Google Docs tidak menawarkan enkripsi kata sandi bawaan untuk berkas-berkasnya. Jadi, jika Anda ingin menambahkan lapisan keamanan ekstra, Anda perlu mengambil beberapa langkah tambahan.
Mengunduh Google Doc Anda sebagai PDF
Pertama-tama, kita perlu mengunduh Google Doc yang ingin kita lindungi kata sandi agar lebih aman.
Langkah 1: Cukup klik menu "File" lalu klik tombol "Unduh" .
Langkah 2: Sekarang klik "Dokumen PDF (.pdf)" untuk mengunduh versi PDF Google Doc Anda.
Mengamankan PDF Anda dengan Kata Sandi
Setelah Google Doc diunduh, kita sekarang dapat mengenkripsi dan mengatur kata sandi untuk PDF kita menggunakan WPS Office, perangkat lunak serba guna yang dapat Anda andalkan. Berikut langkah-langkahnya:
Langkah 1: Buka berkas PDF di WPS Office dan buka tab "Proteksi" .
Langkah 2: Pada pita Lindungi, klik opsi "Enkripsi" untuk mengenkripsi berkas PDF Anda.
Langkah 3: Siapkan kata sandi untuk PDF, lalu klik "Konfirmasi".
Mengunggah PDF Anda yang Dilindungi Kata Sandi ke Google Drive
Jadi sekarang saya punya Google Doc, yang saya unduh sebagai PDF, dan saya membuat kata sandi dengan bantuan WPS Office untuk melindungi PDF saya. Langkah terakhir adalah mengunggah PDF yang dilindungi kata sandi ke Google Drive agar lebih mudah diakses.
Langkah 1: Pada peramban Anda, navigasikan ke Google Drive.
Langkah 2: Anda cukup menyeret dan menaruh berkas PDF untuk diunggah. Atau, Anda juga dapat mengunggah PDF dengan mengeklik "Baru" lalu memilih "Unggah Berkas" untuk mengunggah berkas PDF.
Setelah dokumen dibuka di Google Drive, Anda tidak dapat lagi mengakses PDF tanpa kata sandi.
Atau Anda dapat menghindari semua kerepotan itu dan memilih WPS Office, yang akan mengamankan dan melindungi dokumen Anda. Dengan berbagai fitur keamanan yang tersedia, WPS Office memungkinkan Anda meningkatkan keamanan dokumen dengan mudah. Baik Anda perlu mengenkripsi berkas, menambahkan tanda air, atau membatasi penyuntingan, WPS Office siap membantu Anda.
Cara Paling Efektif dan Termudah untuk Berbagi dengan Aman: Menggunakan WPS Office
WPS Office adalah paket aplikasi perkantoran favorit saya karena banyak alasan, tetapi salah satu alasan terbesar adalah keamanannya yang tidak terkompromikan. Paket ini menawarkan beberapa fitur keamanan yang selalu saya andalkan, yang selalu memberi saya ketenangan pikiran—terutama saat menangani dokumen yang berisi informasi sensitif atau rahasia.
WPS Office memungkinkan Anda berbagi dokumen dengan mudah dan, yang terpenting, aman. Baik saat bekerja sama dengan tim atau mengirim berkas pribadi, Anda dapat yakin bahwa data Anda terlindungi dengan baik. Selain itu, aplikasi ini sepenuhnya gratis untuk diunduh dan digunakan, menjadikannya alternatif yang sangat baik untuk perangkat lunak perkantoran yang mahal.
Dari enkripsi hingga akses terbatas, WPS Office memastikan dokumen Anda tetap aman di setiap langkah. Baik Anda bekerja di desktop atau perangkat seluler, berbagi file penting tidak pernah semudah ini—atau lebih aman.
Bagikan Dokumen Secara Online
WPS Office dikenal sebagai perangkat lunak perkantoran offline yang luar biasa , yang memberi Anda akses penuh ke fitur-fitur produktivitas tanpa memerlukan koneksi internet. Namun, perangkat lunak ini juga unggul saat digunakan secara online , yang menawarkan pengalaman berbagi dokumen yang lancar. Berikut ini cara berbagi dokumen secara online dengan aman menggunakan WPS Office:
Langkah 1: Mulailah dengan membuka dokumen yang siap Anda bagikan, lalu cari dan klik tombol "Bagikan" yang ada di sudut kanan atas layar Anda.
Langkah 2: WPS Office menawarkan berbagai opsi berbagi, tetapi mari kita fokus pada fitur "Bagikan sebagai Tautan". Fitur ini memungkinkan Anda mendistribusikan dokumen dengan mudah secara daring.
Langkah 3: Di kolom "Siapa pun yang memiliki tautan", Anda akan memiliki kewenangan untuk menentukan siapa yang mendapatkan akses ke dokumen Anda. Ingin mengizinkan orang lain mengeditnya? Cukup pilih "Edit" dari menu tarik-turun. Lebih suka menguncinya agar hanya dapat dilihat? Alihkan ke "Lihat" untuk membatasi akses sebagaimana mestinya.
Langkah 4: Jika Anda ingin menambahkan lapisan keamanan ekstra, alihkan opsi untuk menonaktifkan unduhan, memastikan dokumen Anda tetap online dan tidak disimpan di tempat lain.
Langkah 5: Anda juga dapat menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan Anda, Anda dapat mengontrol durasi berbagi, memastikan dokumen Anda hanya dapat diakses selama diperlukan—cocok untuk proyek yang sensitif terhadap waktu!
Berbagi Dokumen Secara Offline
Versi daring WPS Office menawarkan serangkaian fitur keamanan yang memadai yang membuat Anda merasa tenang saat berbagi atau menyimpan dokumen. Yang membuat WPS lebih baik lagi adalah ia melayani semua orang , baik Anda menggunakan perangkat lunak tersebut secara daring maupun luring.
Bagi pengguna offline , WPS Office juga tidak mengorbankan keamanan. Bahkan, WPS Office menyediakan perlindungan yang sama tangguhnya dengan lebih banyak fitur untuk dipilih, termasuk enkripsi, perlindungan kata sandi, dan pembatasan penyuntingan. Dengan cara ini, tidak peduli bagaimana atau di mana saya bekerja, dokumen saya selalu aman dan terlindungi. Izinkan saya memberi Anda gambaran sekilas tentang bagaimana WPS Office memastikan keamanan dokumen saya.
Batasi Pengeditan dalam File
Salah satu langkah pertama yang saya ambil saat membagikan dokumen adalah membatasi hak penyuntingan. Dengan WPS Office, saya dapat dengan mudah membatasi siapa saja yang dapat membuat perubahan pada dokumen. Ini sangat berguna saat saya membagikan sesuatu yang perlu dilihat tetapi tidak diubah, seperti kontrak atau versi akhir laporan. Dengan cara ini, saya memiliki kendali penuh atas integritas dokumen. Beginilah cara Anda dapat membatasi penyuntingan dalam berkas di WPS Office.
Langkah 1: Mulailah dengan membuka dokumen yang ingin Anda bagikan di WPS Office.
Langkah 2: Buka tab "Tinjau" di WPS Writer dan klik tombol "Batasi Pengeditan" yang terletak di bilah alat.
Begitu Anda mengekliknya, panel baru akan muncul di sisi kanan layar Anda. Sekarang, Anda yang memegang kendali. Anda akan memiliki dua opsi hebat untuk melindungi dokumen Anda:
Batasi Pemformatan : Fitur ini memungkinkan Anda mengunci gaya tertentu, memastikan bahwa, misalnya, tidak seorang pun dapat mengubah judul yang diformat dengan hati-hati.
Terapkan Perlindungan : Di sinilah keajaiban sesungguhnya terjadi! Anda dapat memperketat keamanan dengan:
Menjadikan dokumen hanya-baca, jadi tidak ada suntingan yang tidak diinginkan.
Mengaktifkan pelacakan perubahan, memungkinkan Anda meninjau dan menyetujui setiap suntingan.
Mengizinkan komentar tanpa mengubah konten asli.
Mengaktifkan pengisian formulir sambil menjaga bagian dokumen lainnya tidak dapat disentuh.
Langkah 3: Pilih tingkat perlindungan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Kiat Pro : WPS Office akan meminta Anda untuk mengatur kata sandi guna mengunci pengaturan ini, memastikan hanya Anda yang dapat mengontrol penggunaan dokumen Anda.
Dengan mengaktifkan penyuntingan terbatas, Anda dapat membagikan dokumen Anda dengan yakin, karena konten Anda aman sesuai keinginan Anda. Tidak ada penyuntingan yang tidak diinginkan, tidak ada kejutan—hanya ketenangan pikiran!
Enkripsikan File
WPS Office meningkatkan keamanan dokumen selangkah lebih maju dengan fitur Enkripsi Berkasnya , yang memastikan bahwa data sensitif Anda tetap terlindungi. Fitur bawaan ini memungkinkan Anda mengenkripsi berkas secara langsung dalam rangkaian WPS Office, dengan menambahkan lapisan keamanan ekstra yang mencegah akses tidak sah.
Langkah 1: Buat dokumen baru di WPS Office dan klik “Menu” , di sudut kiri atas antarmuka WPS.
Langkah 2: Temukan "Enkripsi Dokumen" dalam daftar dan buka "Enkripsi" dari menu flyout.
Langkah 3: Jendela enkripsi akan muncul yang memungkinkan Anda untuk mengatur kata sandi untuk melihat dokumen dan mengubahnya. Anda juga dapat menyimpan kata sandi yang berbeda untuk masing-masing dokumen.
Langkah 4: Untuk pilihan enkripsi yang lebih canggih, gulir ke kanan dan klik tombol "Lanjutan" .
Langkah 5: Pilih "OK" setelah memilih jenis enkripsi yang Anda inginkan .
Langkah 6: Pilih fitur privasi lainnya untuk dokumen Anda seperti menyembunyikan identitas Anda.
Langkah 7: Klik "OK" setelah mengonfirmasi opsi enkripsi dokumen Anda .
Fitur ini memberikan ketenangan pikiran, terutama saat menangani laporan rahasia, kontrak, atau materi sensitif apa pun. WPS Office memudahkan Anda melindungi dokumen dan menjamin bahwa pekerjaan Anda tetap pribadi dan aman.
Konversi ke PDF dengan Batasan
PDF sering kali menjadi salah satu format paling aman untuk berbagi dokumen, tetapi bahkan format ini pun tidak sepenuhnya kebal terhadap eksploitasi. Akan tetapi, dengan menggunakan langkah-langkah perlindungan khusus, Anda dapat meningkatkan keamanan dan keselamatan dokumen PDF Anda secara signifikan. Dengan cara ini, dokumen-dokumen tersebut tetap terlindungi dari akses dan modifikasi yang tidak sah. Dengan menerapkan fitur-fitur seperti perlindungan kata sandi, enkripsi, dan pembatasan izin, Anda dapat memastikan bahwa informasi berharga Anda terjaga dengan baik dan hanya dapat diakses oleh mereka yang benar-benar membutuhkannya. Ingat, meskipun tidak ada format yang sepenuhnya aman, mengambil langkah-langkah ini dapat memberi Anda ketenangan pikiran saat berbagi konten sensitif Anda.
Ekspor sebagai PDF
Dengan ekspor sederhana, dokumen Anda menjadi jauh lebih aman. PDF lebih sulit dimodifikasi daripada format dokumen lain, sehingga ideal untuk berbagi informasi penting.
Langkah 1: Mulailah dengan membuka dokumen Word Anda di WPS Office.
Langkah 2: Selanjutnya, klik tombol "Menu" yang terletak di sudut kiri atas WPS Writer, dan pilih opsi "Ekspor ke PDF" dari menu dropdown.
Langkah 3: Kotak dialog Ekspor ke PDF akan muncul. Di sini, Anda dapat menyesuaikan opsi seperti lokasi file dan rentang halaman sebelum melanjutkan.
Langkah 4: Setelah Anda membuat penyesuaian yang diinginkan, klik "Ekspor" untuk menyelesaikan konversi.
Ajukan Perlindungan Kata Sandi
Fitur "Protect" dari WPS PDF melangkah lebih jauh dengan memungkinkan Anda untuk menetapkan kata sandi pemilik pada PDF Anda, yang membatasi pencetakan dan penyalinan. Untuk mengaktifkannya, pilih opsi "Protect" di dalam WPS Office, dan pastikan bahwa izin untuk pencetakan dan penyalinan dinonaktifkan. Ini memastikan bahwa meskipun seseorang dapat melihat PDF Anda, mereka tidak akan dapat menggandakan atau mencetaknya tanpa persetujuan Anda.
Langkah 1: Buka berkas PDF yang baru dikonversi menggunakan WPS PDF.
Langkah 2: Navigasi ke tab "Proteksi" , lalu pilih "Enkripsi" dari opsi yang tersedia di bagian Proteksi.
Langkah 3: Di jendela "Enkripsi" , Anda akan memiliki dua opsi kata sandi untuk mengamankan dokumen Anda:
Tetapkan kata sandi terbuka: Ini memastikan hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihat PDF, karena siapa pun yang mencoba membukanya akan memerlukan kata sandi.
Tetapkan kata sandi untuk mengedit dan mengekstrak: Ini membatasi akses ke tindakan seperti mencetak, menyalin, atau membuat perubahan, memberi Anda kontrol lebih besar atas cara konten dibagikan.
Langkah 4: Setelah mengonfigurasi kata sandi Anda, klik "Konfirmasi" untuk mengunci pengaturan enkripsi.
Catatan: Pastikan untuk menyimpan kata sandi dengan aman, karena kata sandi tidak dapat dipulihkan karena kebijakan WPS Office untuk tidak menyimpan kata sandi pengguna demi keamanan yang ditingkatkan.
Langkah 5: Sekarang, tutup PDF, dan ketika Anda mencoba membukanya lagi, Anda akan melihat dokumen tersebut dilindungi kata sandi.
Tanya Jawab Umum
1. Apakah Google Docs yang “memiliki tautan” aman jika Anda tidak membagikan tautannya?
Google Docs dengan akses "siapa saja yang memiliki tautan" tidak sepenuhnya aman. Tautan tersebut memiliki komponen acak sebanyak 44 karakter, sehingga sulit ditebak. Namun, risikonya terletak pada tidak sengaja membagikannya atau menyimpannya dalam riwayat peramban, clipboard, atau ekstensi. Untuk keamanan yang lebih baik, batasi akses ke akun Google Anda saja.
2. Apa yang harus segera saya lakukan jika data saya terekspos di Google Docs?
Jika data Anda terekspos di Google Docs, segera ambil langkah berikut:
Sesuaikan Izin : Tinjau pengaturan berbagi dokumen Anda dan hilangkan akses bagi pengguna yang tidak berwenang. Pastikan bahwa file rahasia tidak dapat diakses secara terbuka.
Tentukan Penyebabnya : Selidiki bagaimana paparan terjadi untuk menetapkan tindakan pencegahan yang diperlukan.
Peringatkan Individu yang Terkena Dampak : Beritahukan siapa saja yang informasinya mungkin telah disusupi dan kaji tindakan keamanan Anda untuk mencegah masalah di masa mendatang.
3. Bagaimana cara berbagi beberapa Google Docs sekaligus?
Akses Google Drive Anda dan tekan tombol kontrol atau shift-klik pada dokumen yang ingin Anda bagikan. Kemudian, tekan tombol bagikan, pilih pengaturan yang Anda inginkan, dan klik "Selesai." Membagikannya langsung dengan akun email lebih cepat daripada mengirim tautan. Atau, Anda dapat membuat folder bersama dan mengonfigurasinya sehingga hanya orang-orang yang emailnya Anda tambahkan yang dapat mengaksesnya.
Melindungi Data Sensitif Anda dengan WPS Office
Bekerja dengan dokumen yang berisi informasi penting dan rahasia merupakan tanggung jawab yang berat. Anda harus tetap waspada, terutama di era digital ini di mana pelanggaran dapat terjadi tanpa peringatan. Praktik terbaik untuk berbagi dokumen sensitif di Google Docs akan membantu Anda menjaga kerahasiaan dokumen. Untungnya, WPS Office mengatasi masalah ini dengan menawarkan bukan hanya satu, bukan dua, tetapi tiga fitur keamanan yang kuat untuk menjaga dokumen Anda tetap aman dan memastikan Anda dapat membagikannya dengan kerahasiaan penuh.
Dengan WPS Office, Anda dapat fokus pada pekerjaan tanpa khawatir terus-menerus akan akses yang tidak sah. Langkah-langkah keamanannya menjadikannya pilihan yang dapat dipercaya bagi siapa pun yang menangani informasi sensitif. Unduh WPS Office hari ini dan rasakan ketenangan pikiran saat Anda bekerja—data sensitif Anda layak mendapatkan keamanan terbaik!
